De 13 största problemen med en årlig medarbetarundersökning och vad du bör göra istället

Behovet för organisationer att mer regelbundet arbeta med medarbetarupplevelsen och välmåendet hos medarbetarna ökar snabbt. Förändringen drivs främst av att vår värld förändras allt snabbare och organisationer i sin tur samt nya förväntningar hos de yngre generationerna.

1. En mätning inte kan korrekt representera ett helt år
2. Det är omöjligt att hitta den perfekta tidpunkten för en årlig undersökning
3. De årliga undersökningsresultaten blir snabbt inaktuella
4. När svaren väl diskuteras kan teamen ha förändrats helt
5. Det stoppar HR från att arbeta datadrivet med kontinuerliga mätvärden, såsom andra funktioner redan arbetar
6. Det håller dig tillbaka genom att reagera på historien snarare än att arbeta proaktivt
7. Du kan inte se effekterna av förändringsinitiativ i en årlig medarbetarundersökning
8. Du kan inte mäta och förbättra din organisations onboardingprocess
9. Din kultur för kontinuerligt lärande stöds inte
10. Framgångar och förbättringar bör firas när de sker, inte en gång om året
11. Dina nyanställda förväntar sig att bli lyssnade på oftare
12. Vetenskapen stöder att ta bort berget av frågor
13. Den årliga processen är inte längre nödvändig: Du kan lägga till de viktigaste årliga undersökningsfrågorna som tillägg en gång om året

En bättre lösning

Moderna medarbetarundersökningar, eller pulsmätningar, är ett bevisat effektivt verktyg för hålla dig uppdaterad om dina anställdas välmående och hur de upplever sin arbetsplats. Pulsmätningar möjliggör även ett kontinuerligt förbättringsarbete inom din organisations fokusområden med hjälp av de anställdas input. Anders Westerholm, SVP HR, Ambea förklarar deras fokus, "Eftersom våra [26 000] anställda är vår viktigaste tillgång, måste vi lyssna på dem oftare."

Det finns framförallt 13 problem med den traditionella medarbetarundersökningen vilka en mer systematisk och modern medarbetarundersökning löser:

1.  En mätning kan inte korrekt representera ett helt år – Ett problem med den årliga undersökningen är att medarbetarupplevelsen varierar under året. Arbetsbelastning och arbetsglädje är exempel på områden som varierar och kan förändras från en dag till en annan. Det är inte heller enkelt att ge ett träffsäkert svar på frågor som sträcker sig över en längre period. Med en modern pulsmätning kan du följa utvecklingen under hela året.

2. Det är omöjligt att hitta den perfekta tidpunkten för en årlig undersökning – Oftast skiljer sig cykler för arbetsbelastning mycket mellan olika avdelningar inom organisationen. Vår data visar till exempel att en ekonomiavdelning upplever stress under bokslutsperioder medan anställda inom detaljhandel och logistik är mer stressade under högtider. Genom att regelbundet följa din organisations status kan du kan bättre hantera perioder där graden av aktiviteter och stress är högre eller lägre än det normala.

3. De årliga mätresultaten blir snabbt inaktuella – Traditionellt har det tagit dagar - eller till och med veckor - att få resultatet av den årliga undersökning. Utmaningen i en ständigt föränderlig värld är att relevansen av enkätsvaren snabbt förändras över tid. Det som var ett problem för två veckor sedan kanske inte längre är ett problem och därav inte är värt att diskutera idag. Det kan även kännas föråldrat att fira något som gick bra för fler veckor sedan. Ofta glömmer till och med de anställda sina svar på undersökningen inom kort, vilket försvårar en meningsfull diskussion. En kontinuerlig pulsmätning garanterar istället snabbare cykler för feedback med omedelbara, aktuella och relevanta resultat som medarbetarna kommer ihåg.

4. När svaren väl diskuteras kan teamen ha förändrats helt – Medarbetare lämnar eller byter regelbundet tjänster inom organisationer. I organisationer med hög personalomsättning (t.ex. i detaljhandel-, sjukvårds eller callcenter-organisationer) kan ett team se helt annorlunda ut när resultaten diskuteras jämfört med när svaren samlades in. Med en snabb och kontinuerlig pulsmätning säkerställer du ökad relevans genom att ge team-resultatet till de personer som besvarade enkäten.

5. Det stoppar HR från att arbeta datadrivet med kontinuerliga mätvärden, såsom andra funktioner redan arbetar – Ingen skulle föreslå att endast mäta finansiella och operativa KPI:er en gång per år. Eftersom de anställda är en av organisationens viktigaste tillgångar är det affärskritiskt att lyssna på dem oftare och beslut som påverkar de anställda bör alltid stödjas av data i realtid. En pulsmätning möjliggör just detta.

6. Det håller dig tillbaka genom att reagera på historien snarare än att arbeta proaktivt – I en årlig medarbetarundersökning får du en övergripande förståelse för de anställdas upplevelser. Dessa resultat är av naturen bakåtblickande och sammanfattar det senaste året (eller de senaste två åren i vissa organisationer). Pulsmätningen är istället ett verktyg för att bli framåtblickande. De flesta problem och infekterade situationer uppstår inte utan förvarning. En nedåtgående trend syns i ett välbyggt pulsmätningsverktyg, vilket gör det möjligt att vidta förebyggande åtgärder och arbeta proaktivt.

7. Du kan inte se effekterna av förändringsinitiativ i en årlig medarbetarundersökning – Organisationer spenderar miljoner på initiativ för förändringsarbete, till exempel kulturtransformationer, integrationer eller införandet av ett agilt arbetssätt. Ytterligare miljoner spenderas på att hantera problem orsakade av dålig arbetsmiljö eller ledarskapsproblem. Om du endast mäter årligen är det svårt att förstå hur dessa typer av initiativ påverkar de anställda. I en kontinuerlig pulsmätning kan du lättare mäta effekterna av förändringsarbete och få input i realtid som möjliggör anpassning av initiativen.

8. Du kan inte mäta och förbättra din organisations onboardingprocess – En årlig medarbetarundersökning ger dig endast feedback från nyanställda en gång om året. Vissa organisationen skapar separata enkäter för onboarding, och även om de kan vara till hjälp, ökar enkättrötthet och administration för HR. Med pulsmätningar får du bättre förståelse för dina nyanställdas onboarding under första året utan extra arbete.

9. Din kultur för kontinuerligt lärande stöds inte – Att hålla jämna steg med den ständigt föränderliga affärsvärlden och den nyare generationens önskan om snabbare utveckling ställer krav på att organisationer främjar kontinuerligt lärande. Inlärning och medarbetarutveckling har också visat sig vara en av de viktigaste neurovetenskapsbaserade drivkrafterna för att skapa högt engagemang och förtroende i organisationer. Med hjälp av pulsmätningar kan man enkelt följa det kontinuerliga lärandet samt hjälpa individer att förbättra sitt självledarskap.

10. Framgångar och förbättringar bör firas när de sker, inte en gång om året – Traditionellt sett har årliga medarbetarundersökningar oftast bara använts som en “hygienmätning” för att identifiera och åtgärda negativa beteenden och sämre prestationer. Neurovetenskaplig forskning visar även att man bör fokusera på positiva beteenden och resultat. Både kontinuerligt höga resultat och prestationsförbättringar är viktiga att fira. En pulsmätnings omedelbara och kontinuerliga karaktär möjliggör att du snabbt kan se framsteg, lära dig vad som fungerar bra just nu samt underlätta för dina ledare och team att driva förbättringsarbete.

11. Dina nyanställda förväntar sig att bli lyssnade på oftare – Tidigare generationer kommer från en tid då man använde papper och penna för att genomföra medarbetarundersökningar. Millennials och Gen Z förväntar sig däremot att du lyssnar på dem i enkla och frekventa feedbackcykler. De har växt upp med teknologi och därav associerar framgångsrika organisationer med ett digitalt fokus. En pulsmätning ger dig båda dessa möjligheter.

12. Vetenskapen stöder att ta bort berget av frågor – De flesta årliga medarbetarundersökningarna ställer många frågor för att försöka säkerställa att de fångar hela bilden. Dessa blir tyvärr ofta fruktade av de anställda och inte nödvändigtvis besvarade korrekt. Neurovetenskaplig forskning belyser människans begränsade koncentrationsförmåga som en orsak till detta. Forskningen visar även att man kan dela upp drivkraften bakom ett högt organisatoriskt engagemang i nio områden. Med modern teknik och endast 60 sekunders långa pulsmätningar så kan du enkelt mäta och hålla koll på dessa nio evidensbaserade områden, månads- eller veckovis.

13. Den årliga processen är inte längre nödvändig: Du kan lägga till de viktigaste årliga undersökningsfrågorna som tillägg en gång om året – Vissa hävdar att den årliga medarbetarundersökningen är död, men vi håller inte med. Det finns vissa områden som inte inte lämpar sig för kontinuerligt mätning eftersom dessa antingen är mer långsiktiga eller mer utmanande att ta itu med på teamnivå. Exempelvis, uppfattning om företagets varumärke, förståelse för företagets strategi eller förtroende till ledningsgruppen. Denna typ av frågor bör och kan enkelt läggas till den moderna pulsmätningen en gång per år.

Varför mäta mer än 100 frågor årligen när du kan fånga upp den aktuella bilden i realtid med endast ett fåtal väl valda frågor? En väl utformad modern medarbetarundersökning är ett konstruktivt verktyg för att lyfta förbättringar och framgångar. En pulsundersökning, eller modern medarbetarundersökning, ger dig en god förståelse för välmåendet och medarbetarupplevelsen hos din viktigaste tillgång - dina medarbetare.