SJ ändrade sitt arbetssätt och ökade insikten i medarbetarupplevelsen, förenklade chefernas återkoppling till teamet och inkluderade medarbetarna i att ta ansvar för förbättringsarbetet.
Tidigare arbetade SJ med årliga medarbetarunderstökningar som innebar ett stort arbete för alla; medarbetarna förväntades svara på ca 90 frågor, det komplicerade resultatet från svaren analyserades centralt och baserat på det var cheferna var tvungna att ta fram handlingsplaner för det kommande året.
”Trots komplext material och en stor ansträngning från alla parter blev utfallet ungefär detsamma varje år,” förklarar Henrik Månsson, Chef HR Strategi på SJ.
I det traditionella arbetssättet upplevdes en avsaknad av analys av olika områden och en bättre förståelse för olika arbetsgruppers medarbetarupplevelse. Samtidigt kände sig vissa arbetsgrupper inte berörda av frågorna, framförallt den åkande personalen på tågen.
”Eftersom vi inte fick alla svar som vi letade efter ställde vi ytterligare frågor. Fler frågor ledde mest till en undersökningströtthet, vi fick inte nödvändigtvis bättre insikter som vi kunde använda i vårt förbättringsarbete,” berättar Henrik.
Återkopplingen av svarsresultaten till medarbetarna dröjde ett par månader efter att medarbetarundersökningen stängt. Dels behövde en central grupp analysera och försöka förstå svarsresultaten och efter det var det chefernas ansvar att ta fram årliga handlingsplaner. Att medarbetarna först behövde svara på frågor som sträckte sig över ett år och sen fördröjningen i återkoppling bidrog till att handlingsplanernas fokus inte kändes så relevant när de väl sattes i bruk.
”Till slut ställde vi oss frågan, ’Hur kan vi komma ifrån behovet av analys och komma till en dialog?’ Svaret vi landade i var att mäta oftare, ställa färre frågor och använda ett digitalt verktyg som automatiskt analyserade mätsvaren åt oss,” säger Henrik.
Bytet till Populums digitala verktyg har inte bara inneburit en ny partner för medarbetarundersökningar utan ett nytt och mer moderniserat arbetssätt för SJ.
”Nu har vi direkt återkoppling till medarbetarna där de får se hur de själva och gruppen svarat. Redan där sker förändringar i hur vi arbetar bättre tillsammans. I och med att alla får se svarsanalysen direkt när en mätning stänger har återkopplingen startat och dialogen är igång,” förklarar Henrik.
Med få frågor grundade i den senaste neurovetenskapliga- och psykologiforskningen samt organisationsteorierna syns det tydligt var dialogen inom teamet behöver riktas.
”Vi var lite oroliga för att vi skulle ha för lite material att analysera för att förstå den faktiska medarbetarupplevelsen, men det blev direkt väldigt tydligt istället. Eftersom vi omedelbart förstod vad medarbetarna tyckte fick vi ett stort engagemang hos cheferna. Nu kan cheferna arbeta med konkreta förbättringar som ger resultat i teamen. Vi agerar i små steg på det som är här och nu istället för att rodda i långsiktiga handlingsplaner,” säger Henrik.
Om SJ
SJ är ett svenskt järnvägsföretag som erbjuder hållbara tågresor, både som fristående operatör och i samarbete med andra. På SJ arbetar nästan 6 000 anställda.