Insikter från en medarbetarundersökning har potential att skapa ett stort värde inte bara för ledare och HR utan hela organisationen, inklusive medarbetarna själva. För att mätningen ska leverera värdefulla och användbara insikter är de åtta bästa tipsen att:
- Välja ett fåtal relevanta områden att fokusera på
- Använda återkommande frågor för att veta trender
- Möjliggöra ett resultat med hög granularitet
- Ta utgångspunkt i den positiva feedbacken
- Stimulera till konstruktiv feedback för det som brister
- Nyttja AI för automatiserad kommentarsanalys
- Mät samma frågor i hela organisationen
- Möjliggör för lokalt anpassade frågor
Värdefulla insikter kommer fram på olika sätt i en medarbetarundersökning. Grundförutsättningarna är att etablera medarbetarundersökningen som en trygg och given plats för medarbetarna att lyfta saker som påverkar medarbetarupplevelsen, bidra med förslag på förbättringar samt att lyfta och fira det som fungerar bra. De åtta viktigaste rekommendationerna är:
- Välja ett fåtal relevanta områden att fokusera på – Utgångspunkten är att en mätning ska hjälpa er att prioritera de områden som är viktigast för organisationens framgång. Den senaste neurovetenskapliga och management-forskningen visar att det kan räcka med endast nio frågor för att få en bred bild av medarbetarnas motivation, engagemang och långsiktiga prestationsförmåga. Om det finns behov av ytterligare fördjupning i vissa områden kan tilläggsfrågor nyttjas flexibel efter behov, t ex arbetsmiljöfrågor, en gång per år.
- Använda återkommande frågor för att veta trender – För att kunna visualisera trender och förstå utvecklingen i organisationen måste du ställa återkommande frågor i din medarbetarundersökning, inte byta frågor mellan varje mätning. Det är också viktigt att alla medarbetare i samma team svarar på samma frågor för att säkerställa ett sammanhängande användbart teamresultat. Trender underlättar för både chefer och HR att vara agila och kunna agera snabbt när något har hänt. En negativ trend kan ge en tidigt indikation om risk för ett framtida negativt utfall, till exempel sjukskrivning eller ökad personalomsättning. Dessutom möjliggör trenddatan att veta effekten av organisationens förbättringsinitiativ.
- Möjliggöra ett resultat med hög granularitet – I vissa fall kan resultaten vara kopplade till arbetssituationen i den närmaste arbetsgruppen. I andra fall kan de vara kopplade till en bredare utmaning i organisationen, t ex att nyanställda eller kvinnor upplever något på ett visst sätt. Därför är det viktigt att både kunna få resultat utifrån organisationsstruktur och från bakgrundsvariabler som skär på tvären över organisationsstrukturen. Det är viktigt att medarbetarna känner trygghet och att processen är anonym samtidigt som det finns möjlighet till detaljerade insikter. Ett detaljerat mätresultat innebär både möjlighet till närmsta arbetsgruppens resultat, aggregerade resultat och skärning på bakgrundsvariabler som exempelvis kön, land och anställningstid.
- Ta utgångspunkt i den positiva feedbacken – I varje organisation och team finns sådant som fungerar bra. Att ta utgångspunkt i det positiva stärker organisationen och underlättar i att driva förbättringar där det också brister. Det är samtidigt viktigt att reflektera kring det positiva för att säkerställa att det upprätthålls.
- Stimulera till konstruktiv feedback för det som brister – Som organisation vill man att feedbacken som kommer in i medarbetarundersökningen ska vara konstruktiv. Om en medarbetare har har satt en låg poäng på en fråga måste det följas av uppföljningsfrågan “Hur kan det förbättras?” i motsatt till det traditionella “Varför är det dåligt?” eller “Vänligen kommentera.” Ofta känner cheferna till att det finns brister inom ett område, men behöver medarbetarnas tankar och idéer kring hur dessa kan åtgärdas för att driva förbättring.
- Nyttja AI för automatiserad kommentarsanalys – I stora organisationer skrivs det 1000-tals kommentarer vid varje mätning, nästintill omöjligt att manuellt analysera. Med artificiell intelligens (AI) kan du automatiskt analysera och hitta mönster i de stora informationsmängder som finns efter en medarbetarundersökning. Relevanta insikter kan med AI:s hjälp ges utifrån både organisationsstruktur och bakgrundsvariabler. Vore det inte intressant att förstå kommentarsmönstren från alla organisationens nyanställda?
- Mät samma frågor i hela organisationen – Det är viktigt att mäta samma frågor i hela organisationen och på alla nivåer, annars försvinner möjligheten till jämförbarhet och förståelsen för det som skiljer sig mellan till exempel team, avdelningar och länder. Utöver att säkerställa jämförbarhet inom organisationen är gemensamma frågor också en förutsättning för att få resultatkonsolidering på övergripande organisationsnivå, t ex för lednings- eller styrelserapportering.
- Möjliggör för lokalt anpassade frågor – Att ha gemensamma frågor i hela organisationen för att säkerställa jämförbarhet är högsta prioritet. Därutöver kan det finnas behov av flexibilitet att addera riktade uppföljningsfrågor inom specifika affärsområden eller länder. En flexibel plattform för medarbetarundersökning möjliggör relevanta insikter både på övergripande organisationsnivå men säkerställer också de lokalt relevanta insikter som kan behövas i enskilda avdelningar eller team.
Det finns flera plattformar för att framgångsrikt genomföra dina medarbetarundersökningar, men fokus bör inte vara på att samla in data utan att den ska resultera i användbara och relevanta insikter som driver din organisation i rätt riktning. Oavsett vilken plattform som är rätt för din organisation är ovanstående åtta tips viktiga att tänka på för att säkerställa att din medarbetarundersökning ger maximala insikter och adderar värde till organisationen.